Prozessorientierte Einführung eines Vorgangs-Bearbeitungs-Sytems in kommunalen Verwaltungen

Vorwort Die aktuelle Situation deutscher Kommunalverwaltungen ist dadurch gekennzeichnet, dass die verfügbaren Finanzmittel immer knapper werden, die Eigenverantwortung steigt und gleichzeitig die kundenorientierte Bereitstellung von Dienstleistungen immer stärker eingefordert wird. Die traditionellen Strukturen und Prozesse sind jedoch kaum dazu geeignet, diese Anforderungen erfolgreich zu bewältigen. Daher stehen Kommunalverwaltungen vor der Herausforderung, sich jetzt und in naher Zukunft intensiv mit Fragen der Organisationsentwicklung auseinander zu setzen. Ziel ist es, die organisationsinternen Abläufe und Strukturen so weiterzuentwickeln, dass mit den verfügbaren Ressourcen die Effizienz und Effektivität von Verwaltungsprozessen optimiert werden und ein größtmöglicher Nutzen für die jeweiligen „Kunden“ erreicht wird. Ein Ansatzpunkt zur Bewältigung dieser Herausforderungen ist der verstärkte Einsatz von EDV-Systemen. Derzeit werden viele Vorgänge und Arbeitsschritte noch mit Hilfe von Papierakten bearbeitet, was zu verschiedenen Problemen führt: Hoher Platzbedarf in den Archiven, aufwändige Recherchen nach benötigten Informationen, Schnittstellenprobleme durch Medienbrüche bei der Datenweitergabe.